擦拭密集架時，選用柔軟的棉布或軟毛刷擦拭，避免使用金屬刷，硬毛刷或粗糙的布。先擦去密集架上的塵土，再用棉麻布料的干布擦拭， 不用濕抹布或粗糙的抹布揩擦硬木密集架，濕抹布對密集架的表面造成很大威脅，因為濕抹布中的水和灰沙混合后會產生粒狀顆粒，會劃傷密集架的表面。
應用干凈軟弱的純棉布，過一段時間后加少許蠟或者核桃油，順著木紋來回輕輕揩擦，密集架上不能留有水珠或水印。密集架表面應避免磕碰和硬物刮劃，以免損傷漆面和木頭表面紋理，尤其提醒家里的孩子。密集架上的污漬，可蘸取水溶性或是油質潔劑清潔。
密集架應定期進行保養，在正常情況下，清潔完密集架表面的灰塵后才能給密集架上蠟，不然灰塵會造成蠟斑的產生，產生劃痕。一般的噴蠟，水蠟均可，但一定不能使用汽車蠟。不用過于頻繁地給密集架上蠟，一兩周上一次即可。
每次用蠟和胡桃油可以使密集架表面平滑并且有適度的光澤。上蠟時要由點到面，由淺入深，逐漸深入。密集架用久了，可以找專業人員對漆膜進行修復，使之對密集架材質和結構真正起到保護作用。新的檔案入庫前，首先要根據檔案的類別，年份和密級等相關信息對新建檔案進行編目，并通過終端管理器寫入標簽，生成的1子標簽數據被傳送到中心數據庫里以備系統其他模塊調用。
金庫門系統介紹遠程應急開鎖功能1，開鎖：遠程控制部分是應急開鎖的另一種方式。當驗證部分出現故障時，可通過遠端計算機控制平臺，以撥號的方式下達開鎖指令，實現遠程開鎖的功能。2，網絡開鎖：遠程網絡開鎖控制部分是通過銀行內部網絡，在遠端控制中心下達開鎖指令，實現遠程開鎖的功能。
識別是目前比較成熟的生物識別技術，其具有不會丟失，不能復制和盜用，并且沒有后續使用成本等優點。所以，使用識別來控制銀行金庫門和進行出入人員的管理是銀行網點安全管理較好的選擇方案，因此適用于銀行安全防范的需求。同時，應該依據銀行安全的實際需要和現代科學技術的發展趨勢，并結合和行業標準，設計出專門針對銀行安全的全面解決方案。
采集和存儲不聯網時，直接在門禁機上輸入和存儲。聯網時，由中心集中錄入，存儲和其它身份信息，再由中心將信息分別下載到對應的金庫門禁機上。驗證使用時，在金庫門禁機上對輸入的進行驗證。金庫門禁系統能提供驗證，密碼驗證，+密碼驗證，多人關聯驗證等多種組合驗證方式。
只要在計算機中輸入需要查詢的檔案編號或名稱，該檔案所在密集架自動打開，所在列指示燈閃爍，告知所在列，層指示燈閃爍，告知所在層，檔案盒下方指示燈閃爍，確定檔案位置，管理人員只需要按照指示直接取用即可，極大的減少了檔案管理人員的工作量，檔案管理更加安全，快捷，方便。
4．檔案保護功能：（1）自動溫度計：為了確保檔案干燥的保存環境，智能型密集架有溫濕度顯示儀，工作人員可根據檔案室內的溫度和濕度來確定檔案資料的安全性。（2）智能通風管理：智能型密集架提供多組通風接口，工作人員可根據智能溫度計的顯示溫濕度，單擊 "通風"按扭，各通風接口即自動工作，維護密集架整體的保存環境。
5．遠程控制系統：在檔案管理的計算機界面上可開啟或關閉密集架1源，不用工作人員來回奔忙，而管理計算機可設置于客戶需要的任何地方，通過密碼權限對檔案密集架進行操作。無論從工藝，這些做到位的話。質量還是美觀方面都達到完美的效果
一是設計部門不了解檔案庫房的建筑要求，二是檔案部門缺乏檔案保護方面的知識，無法向設計部門提出檔案庫房建。
使用密集架時的安全措施1，當人進入相鄰二架體前，須預先用自鎖柄鎖定二架體，以防密集架架體意外移動而擠傷人。2，每節密集架貯存物品重量不大于600kg.物體在雙面架體內雙面均勻存放為宜，以保持架體承載均勻，受力平衡。
3，密集架僅作物體存放之用，不可將架體和層板當作扶梯攀登。1，檔案密集柜的移動檔案密集柜可單列或多列一起在導軌上行走，每列具有手剎制動裝置（自鎖柄）。自鎖柄在OFF位置時，架體不能移動，在NO位置時，架體可移動，每列架體的側板上有簽框，移動列底盤上有防傾倒裝置，移動邊列側板上有鎖，導軌的端部有限位裝置。
2，文檔的存取順時針或逆時針搖動手柄，活動架將在軌道上行走，當相鄰二架體間距離移開到一定值，順時針轉動兩列架體的自鎖柄至OFF位置，此時再搖動手柄，二架體不能再移動，然后可進入架體間存放文檔。3，檔案密集柜的鎖定逆時針轉動自鎖柄到ON位置，架體自鎖被解除。
